Selvää säästöä suunnittelulla

Posted on September 21, 2016

Haastattelimme apteekkiliiketoimintamme johtajaa Heikki Materoa henkilöstöpalveluiden käytöstä. Haastattelu on julkaistu myös Farentaverkon Extrassa, jossa on mahdollisuus käydä keskustelua asian tiimoilta.

***

Joka toinen suomalaisapteekki käyttää henkilöstöpalvelua. Ensimmäinen vuokrafarmasisti otetaan tyypillisesti tilanteessa, jossa lomat tai sairastapaukset vaarantavat asiakaspalvelun sujuvuuden tai vaikuttavat selvästi henkilöstön jaksamiseen.

– Usein henkilöstöpalveluyritykseen ollaan yhteydessä silloin, kun vakituinen työntekijä jää yllättäen pois ja apteekin toiminta halutaan turvata keskeytyksettä, sanoo Farentan apteekkiliiketoiminnan johtaja Heikki Matero.

Nopeimmillaan farmasistin saa apteekkiin saman päivän aikana. Farentan reservistä löytyy yli 350 farmaseuttia ja proviisoria, jotka tekivät viime vuonna noin 32 000 työpäivää apteekeissa eri puolilla Suomea.

Siellä tekijä, missä tarve

Henkilöstöpalvelu hyödyttää Materon mukaan kaiken kokoisia apteekkeja. Erityisesti siitä hyötyvät ne apteekit, joissa asiakasvirrat ja työn määrä vaihtelevat.

– Vuokratyöntekijän käyttö tasaa vaihtelevaa työvoiman tarvetta tehokkaasti, Matero sanoo.

Hän antaa esimerkin pienestä apteekista, jonka keskimääräinen työntekijätarve on 1,84 henkilöä, mutta elokuun tarve vain 0,8 henkilöä ja toukokuun 3,6 henkeä. Vuokrahenkilöstön käyttäminen tarpeen mukaisesti tulisi laskennallisesti lähes 20 000 euroa halvemmaksi kuin kahden vakituisen työntekijän palkkaaminen. Suuren apteekin on mahdollista saada aikaan 35 000 euron säästöt, kun uuden henkilön palkkaamisen sijaan vuokratyöntekijää käytetään tarpeen mukaan viikonloppuvuoroissa sekä vain tarvittavissa arkivuoroissa. Myös aukioloaikojen laajentamista miettivän apteekin kannattaa selvittää henkilöstöpalveluiden edut.

– Moni apteekki hakeutuu kauppakeskukseen, jossa asiakasvirtaa on hankala ennustaa. Farentan palvelun avulla henkilöstöä voidaan varata riittävästi alkuun ja tämän jälkeen asiakasvirtojen tasaannuttua muuttaa vastaamaan vakiintunutta tarvetta. Laajennettuja aukioloaikoja voi myös turvallisesti testata vuokrahenkilöstön avulla, jolloin esimerkiksi yksi lisäpäivä ei kuormita omaa vakituista henkilökuntaa eikä apteekin tarvitse palkata lisää henkilökuntaa.

Vuokrahenkilöstön käyttäminen ilta- ja viikonloppuaikoihin myös keventää vakituisen henkilöstön työkuormaa ja tarvetta vähemmän toivottujen vuorojen tekemiseen.

Työntekijöitä turvallisesti

Työntekijän rekrytointi on aina riski. Ovatko asiakasvirta ja myynti riittäviä uuden työntekijän palkkaamiseksi? Pääseekö apteekin johto haastattelussa selville siitä, vastaako työntekijän osaaminen varmasti asetettuja tavoitteita? Toimivatko henkilökemiat? Materon mukaan apteekin asiakasvirtojen, reseptimäärien, työtehtävien ja työtehokkuuden analysointi antaa hyvän perustan tarvittavan tuntikohtaisen miehityksen arvioimiseksi. Suurimmat henkilöstöpalvelun hyödyt voidaan saavuttaa silloin, kun työntekijä jää pois ja uusi resurssitarve käydään tarkoin läpi.

– Kun oman henkilöstön työvuorot suunnitellaan hyvin, pystytään tunnistamaan aidon lisätyövoiman tarve. Esimerkiksi eläköitymisen tai irtisanoutumisen yhteydessä todetaan usein, ettei uuden vakituisen henkilön palkkaaminen ja kiinteisiin henkilöstökustannuksiin sitoutuminen ole kannattavaa.

Matero muistuttaa, että henkilöstöpalvelun kuluja tulisi peilata pidemmällä aikavälillä saavutettaviin säästöihin. Niitä kertyy sitä enemmän, mitä suuremmasta ja kattavasti avoinna olevasta apteekista on kyse.

– Tuntipalkkavertailu ei anna kovin kattavaa kuvaa. Farenta huolehtii oman henkilöstönsä koulutuksesta, matkoista, vakuutuksista, työnantajamaksuista, työterveydestä, loma- ja sijaisjärjestelyistä sekä palkanmaksusta. Apteekkarilta vaadittava hallinnollinen työ jää merkittävästi vähemmälle, jolloin resurssit voi suunnata toiminnan kehittämiseen.

Vuokratyöntekijöitä käytettäessä tulee aina varmistaa, että henkilöillä on laillistettu oikeus toimia farmaseuttina tai proviisorina. Työvoimaa välittävän yrityksen vastuuvakuutusten ja potilasvahinkovakuutusten on oltava kunnossa, kuten myös työhön tarjottavan henkilöstön osaamistason.

– Lakisääteisten velvoitteiden lisäksi apteekin käytännön toiminta pitää olla hallussa. Me varmistamme, että reseptinkirjoitusohjelmat, e-resepti ja apteekkitoiminnan säännökset ja niihin liittyvä osaaminen on farentalaisilla kunnossa. Tämän lisäksi tarjoamme työntekijöillemme jatkuvasti farmaseuttista täydennyskoulutusta.

Tärkeän lisän Farentan henkilöstöpalveluihin tuo tyytyväisyystakuu. Jos yhtälö uuden työntekijän kanssa ei jostain syystä toimi, apteekki voi aina vaihtaa työntekijän toiseen. Toimivan työyhteisön löytyminen on tärkeää myös työntekijän hyvinvoinnin kannalta.

Kaikki osaaminen käyttöön

Kun Farentan farmasisti lyhyen perehdytyksen jälkeen toimii reseptitiskillä konkarin ottein, saa Matero apteekkarilta palautetta.

– Moni on ihmetellyt työntekijöidemme taitoa ottaa uusi työ ja toimipaikka haltuun. Hyvä perehdytys kuuluu tietysti palveluumme. Homma sujuu myös siksi, että farentalaiset ovat harjaantuneita kohtaamaan uusia tilanteita ja ottamaan vastuuta nopeasti. Työntekijämme kokevat työympäristön vaihtumisen mielekkääksi, koska he hakevat ja saavat mahdollisuuksia uralla etenemiseen. Tämä näkyy myös asenteessa.

Materon mukaan on selvää, että useammassa apteekissa työskentelevä vuokrafarmasisti ei puhu toisen apteekin asioista toiselle. Salassapitosopimukset sitovat Farentan työntekijöitä. Eri toimipisteistä kertyvä osaaminen on silti arvokasta pääomaa.

– Työntekijämme näkevät erilaisia toimintamalleja ja työkulttuureita. Tämä on ehdottomasti voimavara, jota apteekin kannattaa hyödyntää. Ulkopuolelta tuleva työntekijä voi auttaa näkemään asioita, joita apteekin toiminnassa voisi sujuvoittaa tai helpottaa.

Kilpailukykyä rakentamaan

Muutama vuosi sitten henkilöstöpalveluista keskusteltiin vilkkaasti, kun Fimea ehdotti vuokratyövoiman käytön kieltämistä apteekeissa. Muun muassa Apteekkiyrittäjät ry katsoi, ettei ehdotus vastannut nykyistä työmarkkinatilannetta, ja että se olisi toteutuessaan heikentänyt apteekkiyrittäjien liiketoimintamahdollisuuksia.

Alan pioneerinä toiminut Farenta on nähnyt, miten vuokratyö on reilussa kymmenessä vuodessa omaksuttu paitsi kiinnostavaksi uravaihtoehdoksi, myös keskeiseksi työvälineeksi apteekkien henkilöstöhallinnassa.

– Kyllä ilman vuokratyövoimaa pärjää. Mutta vielä paremmin voi pärjätä, kun pitää yllä reagointikykyä ja mitoittaa henkilöstön oikein kussakin tilanteessa. Ulkopuolista työvoimaa joustavasti hyödyntämällä apteekki parantaa omaa kilpailukykyään.

***

Heikki ja apteekkiliiketoiminnan palvelupäällikkömme vastaavat mielellään kysymyksiinne!